fbpx

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
MINN S.A.S

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

MINN S.A.S.,(en adelante MINN) identificada con Nit. 901.059.436-0 domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales que recolecte o le sea entregado en la ejecución de sus actividades comerciales, en virtud de lo anterior, ha dispuesto la presente política de tratamiento de datos personales.

DIFERENTES CLASES DE DATOS PERSONALES

Tratamiento de datos públicos

MINN advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública como los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de MINN.

Tratamiento de datos privados y sensibles

MINN solo trata datos personales privados para cumplir con la prestación de sus servicios y objeto social y sensibles para lo estrictamente necesario y en caso que el cliente de a conocer los mismos, se les informa a los titulares que la finalidad del tratamiento es exclusivo para la prestación del servicio de MINN.

MINN, utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

  • El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, MINN cumple con las siguientes obligaciones:

  • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Tratamiento de datos de menores

MINN puede conocer y por lo tanto debe tratar los datos personales de menores de edad cuando estos hagan uso de la plataforma, para lo cual deberán estar con su representante o tutor con el fin de autorizar el tratamiento de datos. MINN podrá conocer datos personales de menores que provengan de la información suministrada por empleados, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con MINN. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. De igual forma, el tratamiento de datos de menores siempre velará por:

  • Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

En todo caso el representante o tutor del niño, niña o adolescente, certifica que al momento en que se autoriza el tratamiento de datos, el menor fue escuchado e informado de la presente política de tratamiento de datos.

MINN y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto único 1074 de 2015.

PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

MINN reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

  • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MINN en su condición de responsable y/o encargado del Tratamiento de datos personales.
  • Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a MINN, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  • Recibir información por parte de MINN previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar quejas por presuntas infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  • Modificar y/o revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este derecho no es absoluto pues se encuentra limitado siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este derecho.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE MINN EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

MINN es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, MINN hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y autorizado previamente por el titular, o por la Ley, en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.

MINN como Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el titular;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deber de Secreto y confidencialidad

MINN garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con MINN.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con el acuerdo de confidencialidad o cláusula de confidencialidad suscrita con la persona que tenga la calidad de encargado del tratamiento.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Generalidades sobre la autorización

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MINN solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.) o al momento de registrarse o de poner tal información en la plataforma de MINN (logs).

Recolección, Tratamiento y su finalidad

MINN recolectará la siguiente información:

A) De sus Clientes

  1. Nombre de la persona, establecimiento o sociedad.
  2. Identificación (C.C / Pasaporte /C.E. / Nit / matrícula mercantil, entre otros) de la persona natural o jurídica y del(los) representante(s) legal(es).
  3. Dirección de ubicación
  4. Número de teléfono o celular
  5. Correo electrónico
  6. Ubicación geográfica
  7. Información de la tarjeta de crédito o medio de pago utilizao. (Almacenada en el Proveedor de Pagos)

Los clientes deben tener en cuenta que la información que suban en el espacio habilitado para dejar sus mensajes será de conocimiento de MINN y por lo tanto autorizan el uso de la misma para la prestación del servicio de MINN.

MINN realizará el siguiente tratamiento de los datos personales que recolecte para darle la finalidad a continuación descrita:

  1. Consultar, verificar y procesar la información personal entregada por el titular.
  2. Tratar la información para la correcta prestación de los servicios.
  3. Transferir a terceros (proveedores de servicios, aliados, colaboradores etc.) los datos estrictamente necesarios que se requiera para la contratación y/o prestación adecuada de los servicios de los terceros y/o de la plataforma.
  4. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con MINN, respecto de cualquiera de los servicios ofrecidos por ella o dentro de la plataforma que haya adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
  5. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios de la empresa.
  6. La remisión de información comercial y/o publicidad sobre productos y/o servicios a través de los canales o medios que MINN establezca para tal fin (correo, SMS, notificaciones push, entre otros).
  7. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele-mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la MINN posea un vínculo contractual de cualquier índole;
  8. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de la prestación del servicio, ley o vínculo lícito que así lo requiera la operación de la plataforma.
Del derecho de acceso

MINN garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el Decreto único 1074 de 2015.

Del derecho de consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la empresa. En consecuencia, MINN garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 sobre los datos recolectados ya sean personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la empresa.

MINN establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante MINN.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el responsable del tratamiento solicitará al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores, si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que MINN reciba un reclamo que no sea de su competencia, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez MINN haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, MINN informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Del derecho a la rectificación y actualización de datos

MINN se obliga a rectificar y actualizar la información de carácter personal que corresponda al titular de los datos, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Al respecto, MINN tendrá en cuenta lo siguiente:

  • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  • MINN tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que MINN considere pertinentes y seguros.
  • MINN podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán debidamente informados y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas.

Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a la empresa, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para ello, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

  • Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
  • Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • ue se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MINN.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y MINN, como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales puede revocar en cualquier momento el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, MINN ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

  • Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que MINN debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
  • Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, MINN deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y MINN como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

  • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

Reglas generales aplicables.

MINN ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

    MINN garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad, y la misma la dará a conocer 1) a los terceros que la requieran para la prestación del servicio solicitado a través de la plataforma. MINN, es el que ejecuta y diseña la estrategia para el cumplimiento del presente Documento. MINN adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de la base de datos existentes y bajo su control. En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.

    PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

    • Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a MINN, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.
    • Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, minoría de edad o hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
    • No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
    • Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de MINN, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

    FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE MINN S.A.S.

    Los Responsables

    El responsable del tratamiento de datos personales de MINN, es el representante legal. Quien velará por el debido cumplimiento del presente Documento y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.

    Sus datos de contacto son:

    Correo electrónico: n.arbelaez@minn.co
    Dirección: Carrera 15 81 30 OFICINA 201

    Los Encargados

    Es encargado del tratamiento de datos personales cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de MINN. Esto supone que para cada tratamiento de datos se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa del responsable de la empresa.

    Deberes de los Encargados.

    MINN distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de MINN S.A.S., mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que MINN les suministra con el fin de cumplir su objeto social (proveedores, consultores, asesores, empresas de tercerización, etc.).

    VIGENCIA

    La presente política rige a partir del 10 de mayo de 2020. Las bases de datos que maneja MINN estarán vigentes a partir de la promulgación de la presente Política de Tratamiento de Datos.

    Actualizaciones de la política: La empresa MINN podrá modificar la presente política con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones, caso en el cual se dará a conocer a todos los titulares de la información las actualizaciones realizadas sobre la política de tratamiento de datos antes de que la misma sea implementada.

    INFORMACIÓN DE CONTACTO

    Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con nosotros por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

    Correo electrónico: n.arbelaez@minn.co
    Dirección: Carrera 15 81 30 OFICINA 201
    Página Web: https://MINN.co

    ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

    Los proveedores y empleados de MINN aceptan el Tratamiento de sus Datos Personales al momento de vincularse con la empresa, conforme a los términos del presente documento y MINN podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.

    Por su parte los clientes aceptan el Tratamiento de sus Datos Personales al momento de dar su información para hacer uso de los servicios ofrecidos en la plataforma de MINN.

Agenda tu llamada